ข้อคิดแห่งความสำเร็จ

วิธีกระตุ้นสมรรถนะของสมอง

กล่าวโดยทั่วไป การกระตุ้นสมรรถนะของสมองมีกฎอยู่ 4 ข้อ

เพราะว่าสถานที่ทำงาน คือห้องทำงานซึ่งสมาชิกที่มีอยู่ต่างรักษาความสัมพันธ์ที่ดี คือสถานที่ดำเนินนโยบายบางอย่าง เพื่อก่อให้เกิดบรรยากาศซึ่งสามารถสำแดงจินตนาการที่ซ่อนอยู่ภายในออกมาอย่างเสรี ดังนั้นจึงต้องการกฎพื้นฐาน 4 ข้อดังนี้

1. ไม่สามารถวิพากษ์วิจารณ์จินตนาการของผู้อื่น

2. ปล่อยให้ความคิดหลั่งพรั่งพรูออกมาอย่างเสรี (ควรเคารพความคิดเห็นซึ่งเพิ่งแสดงออกมาเป็นครั้งแรก)

3. ปริมาณมากกว่าคุณภาพ

4. พยายามคิดไตร่ครองความคิดเห็นของผู้อื่น เพื่อให้เกิดจินตนาการใหม่

โดยเฉพาะผู้มีหน้าที่รับผิดชอบและควบคุมที่มีอายุ 20 ปีจำต้องเปี่ยมไปด้วยความยืดหยุ่น สามารถรับความคิดเห็นของผู้อื่น

นอกจากนี้แล้วผู้มีหน้าที่รับผิดชอบและควบคุมมักจะรับความคิดเห็นของคนพูดเสียงดังได้ง่ายมาก ใครพูดเสียงดังก็เลือกใช้ความคิดเห็นของคนนั้น แต่จุดสำคัญของการกระตุ้นสมรรถนะของสมองอยู่ที่ยอมรับความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมทั้งหมด จำนวนของความคิดเห็นยิ่งมากยิ่งดี เพราะว่า ถ้าหากจำนวนของความคิดเห็นไม่มากนักก็ยากที่จะประเมินธาตุแท้ของมัน

การตีหน้าตายคือจุดสำคัญของการรับความคิดเห็น

เพื่อให้ได้รับความคิดเห็นมาก ๆ พวกเราต้องเป็นฝ่ายตีสนิทกับผู้คนที่ไม่ยอมพูด เพื่อเป็นประโยชน์การรวบรวมข่าวสารด้วยเหตุนี้ ไม่ว่าจะอยู่ท่ามกลางการทำงานหรือเวลารับประทานอาหารหลังเลิกงาน พวกเราต่างสามารถตีหน้าตายด้วยท่าทางอันสง่าผ่าเผย

ตัวอย่างเช่น ในห้องอาหารก็ต้องทำงานรวบรวมข่าวสารอย่างเปิดเผยและลับ ๆ ผลของการรวบรวมข่าวสารขึ้นอยู่กับที่นั่งของแต่ละคน สมมุติว่าในห้องอาหารมีบุคคลหนึ่งซึ่งปกติคุณพูดคุยกับเขาน้อยมากและบังเอิญข้าง ๆ เขามีที่ว่างอยู่ ดังนั้นคุณก็นั่งข้าง ๆ เขาอย่างสง่าผ่าเผย แล้วพูดตีสนิทกับเขาว่า โอกาสที่จะได้พบคุณมีน้อยจริง ๆ อ๋อ! จริงสินะ! พวกเราไม่ได้พูดคุยกันเช่นนี้นานแล้ว เมื่อเป็นเช่นนี้คุณก็สามารถพูดคุยและคอยหาโอกาสถามความคิดเห็นของเขาแล้วมิใช่หรือ

กลายเป็นบุคคลสำคัญในสถานที่ทำงานด้วยศิลปะของการซักถาม

ข้อคิดที่ได้รับมาจากการทำงานที่สำคัญที่สุดของผู้มีหน้าที่รับผิดชอบและควบคุมซึ่งมีอายุ 20 ปี คือกลายเป็นบุคคลสำคัญในที่ทำงาน เพราะว่าที่ทำงานมีข่าวสารมากที่สุด เป็นธรรมดาอยู่ที่ข่าวสารรวมอยู่ที่นี้

นอกจากนี้เช่น “ผมมีจินตนาการเช่นนี้ ไม่ทราบว่าคุณมีความคิดเห็นอย่างไร”

การถามเพื่อตีสนิทเช่นนี้ก็มีความสำคัญอย่างยิ่ง นั่นก็คือในบางโอกาสต้องกลายเป็นผู้มีศิลปะในการซักถาม มีการถกเถียงกันเสมอว่า นักแสดงปาฐกถาที่ดีและผู้ฟังที่ดีใครสำคัญกว่ากัน แต่ข้าพเจ้ามีความรู้สึกว่า ตั้งแต่นี้ไปผู้มีศิลปะในการซักถามได้ก้าวเข้าสู่ความต้องการของยุคสมัยแล้ว

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ

“คุณ C ขอข้อมูลของเรื่อง ... ให้ผมดูหน่อยสิ!”

“ประทานโทษครับ ผมไม่สามารถค้นหาได้ทันที เดี๋ยวผมจะค้นหาให้ครับ”

“คุณทำอย่างไรของคุณน่ะ!”

คุณเคยมีประสบการณ์ในการพูดเช่นนี้หรือไม่? คนเช่นนี้ บนโต๊ะทำงานของเขาอาจมีเอกสารกองเป็นภูเขาเลากา

เมื่องานยุ่งก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงความเผอเรอในการจัดเก็บเอกสารบนโต๊ะให้เรียบร้อย ในใจคิดว่า “รอให้ว่างก่อนจึงจัดเก็บให้เรียบร้อย” 2-3 วันผ่านไปโดยไม่รู้ตัว คิดไม่ถึงเลยว่าข้อมูลและเอกสารจะกองเต็มโต๊ะ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็ไม่สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังต้องสิ้นเปลือนเวลาอีกด้วย

เพื่อขจัดการสิ้นเปลืองเวลา ต้องหาเวลาจัดเก็บเอกสารเป็นดีที่สุด เอกสารและข้อมูลที่ต้องรักษาไว้ก็แยกจัดเป็นประเภท ๆ สิ่งที่ไม่ต้องการก็โยนทิ้งไปยิ่งเร็วยิ่งดี

โปรดอย่าลืมว่า โต๊ะทำงานของใครยุ่งเหยิงไม่เป็นระเบียบ ผู้นั้นก็ทำงานอย่างสับสนปนเปกัน

เปลี่ยนเวลาที่สิ้นเปลืองให้เป็นเวลาที่มีประโยชน์

ขจัดการสิ้นเปลือง

การทำงานต้องดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่บางครั้งเพราะสาเหตุต่างๆ กลายเป็นไม่ต้องพูดถึงประสิทธิภาพแม้แต่น้อย นั้นคือการทำงานซึ่งไม่มีประสิทธิภาพของแต่ละคนสะสมขึ้น จนกลายเป็นองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพและเป็นสิ่งที่ทำให้การงานไร้ประสิทธิภาพ สิ้นเปลืองไม่สม่ำเสมอ ฝืนใจ

แต่ขอให้เรียนรู้ข้อคิดที่ได้ประสบมาจากการทำงาน ก็สามารถขจัดการสิ้นเปลืองได้ แต่กล่าวโดยสภาพทั่วๆไป แต่ละคนต่างไม่มีจิตสำนึกของการสิ้นเปลืองมากเท่าไร รู้ว่าเป็นเช่นนี้ แต่กลับทำได้ไม่ง่าย

เพื่อขจัดความสิ้นเปลืองเวลา ข้อคิดที่ได้ประสบมาจากการทำงานและสำคัญที่สุดคือ รู้สึกตัวว่าตนเองได้กลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์แล้วสังเกตการกระทำของตนเองโดยทรรศนะของภววิสัย ทำงานให้ดีที่สุดเสมอและต้องพยายามค้นหาส่วนที่ไร้ประสิทธิภาพคิดหาวิธีการทำงานให้ดีที่สุดเป็นประจำ

โดยเฉพาะผู้นำที่มีอายุ 20 ปี ถ้าหากไม่รู้วิธีดังกล่าวข้างต้นก็จะทำให้ผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานในหน่วยงานของตนเองเดือดร้อนและทำให้องค์กรเกิดความสูญเสีย

การทำงานคือด้านหนึ่งของการสร้างสรรค์ ส่วนอีกด้านหนึ่งจะต้องค้นหาวิธีทำของตนเอง แต่ก็ไม่ใช่ว่าทำตามวิธีซึ่งตนเองคิดอย่างจะทำก็ใช้ได้แล้ว คุณจำต้องมีจิตสำนึกของการแสดงบทบาทสำคัญในองค์กร และที่สำคัญทึ่สุดก็คือต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นนี้จึงสามารถขจัดการสิ้นเปลืองเวลา

ไม่สม่ำเสมอ ฝืนใจ ต่างทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

การทำงานอย่างไม่สม่ำเสมอ มีผลทางด้านลบต่อการทำงานที่เรียกกว่าการทำงานอย่างไม่สม่ำเสมอ คือทำงานที่เหมือนกันแต่ทำตามอารมณ์ที่ไม่เหมือนกันของวันนั้น วิธีทำก็ไม่เหมือนกันหรือขั้นตอนช้าลง จะอย่างไรก็ตามมีความเกี่ยวพันกับจิตใจอย่างมาก

ในเมื่อพวกเราต่างก็คือมนุษย์ ที่จริงไม่มีทางที่จะทำงานในสภาพการณ์ของความปลอดภัยโดยสิ้นเชิงตลอดเวลา แต่อย่างน้อยที่สุดพวกเราต่างต้องมีจิตใจมุ่งมั่นในการทำงาน

จะมีความยากลำบากอย่างยิ่ง ถ้าหากทำงานร่วมกันกับคนทำงานไม่สม่ำเสมอ เพราะว่าการทำงานอย่างไม่สม่ำเสมอจะพลอยทำให้เพื่อนร่วมงานเดือดร้อนไปด้วยตัวอย่างเช่น วันนี้เขาอารมณ์ไม่ดี หรือขี้เกียจทำงานเขาก็ลาหยุดไม่มาทำงาน เช่นนี้งานก็จะหยุดชะงักและทำไม่เสร็จตามกำหนด

นอกจากนี้การฝืนใจทำงานก็ทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ คุณต้องทำงานด้วยความฮึกเหิม ต้องทำงานด้วยความขยันหมั่นเพียรจึงจะเกิดประโยชน์ต่อตนเองและองค์กร

วิธีขจัดการสิ้นเปลืองเวลาการทำงานไม่สม่ำเสมอและการฝืนใจทำงาน

หากคุณต้องการจะขจัดการสิ้นเปลืองเวลา การทำงานไม่สม่ำเสมอและการฝืนใจทำงาน คุณจำต้องดูตามหัวข้อข้างล่างนี้

1. มีการยึดกุมเป้าหมายของการทำงานหรือไม่

ผู้บังคับบัญชาบางคนไม่ยอมพูดถึงเป้าหมายของการทำงานอย่างเด่นชัด เมื่อพบกับเหตุการณ์เช่นนี้จำเป็นต้องถามผู้บังคับบัญชาให้เข้าใจ อย่างชัดเจนว่าเป้าหมายของการทำงานคืออะไรมิเช่นนั้น การทำงานก็จะสุกเอาเผากิน ไม่มีความรับผิดชอบ

2. มีการวางแผนการดำเนินการหรือไม่

การทำงานต้องมีการวางแผน ต้องดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพถ้าหากว่าทำอย่างลวก ๆ พอถูไถก็ถูไถไปก่อน ผลงานต้องไม่ดีเป็นแน่หรืออาจทำให้การงานเกิดความเสียหาย

3. ใช้ฝีมือให้มาก

การทำงานตามมาตรฐานของแบบเรียน ก็นับไม่ได้ว่าคือศิลปะของการทำงาน ผู้นำจำต้องใช้ฝีมือให้มากเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาคล้อยตาม

4. บริหารเวลาได้ดีหรือไม่

กำหนดตารางเวลาของการทำงานให้เสร็จเร็วกว่าระยะเวลาของเป้าหมายที่ตั้งไว้เสมอ

5. ต้องมีการรายงานระหว่างกลาง

ทำงานถึงขั้นตอนสุดท้ายแล้วจึงรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ ก็มักจะเกิด “ถ้าหากว่าคุณบอกผมเร็วกว่านี้ ผมต้องให้คุณ...” เรื่องราวเช่นนี้เสมอ เพราะฉะนั้นจำเป็นต้องมีการรายงานระหว่างกลาง

เข้าใจประโยชน์และข้อเสียของคู่มือทำงาน

แล้วใช้คู่มือทำงานสำแดงความสามารถซึ่งซ่อนอยู่ภายในออกมาอย่างเต็มที่

ใครๆ ก็ยอมรับว่ามีคู่มือทำงานสะดวกมาก ที่จริงก็เป็นเช่นนี้ ไม่ว่าในประเภทหรืออาชีพใด หากไม่มีคู่มือทำงานจะแนะนำผู้ไต้บังคับบัญชาได้ยากมาก ดังนั้นการเข้าใจประโยชน์ของคู่มือทำงานจึงยากที่จะประเมินค่า

เพราะว่าในคู่มือทำงานได้อธิบายจุดสำคัญของการทำงานเอาไว้ อย่างละเอียดและเป็นรูปธรรม เพราะฉะนั้น ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบและควบคุมจึงสามารถอบรมเนื้อหาสาระของธุรกิจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว โดยเฉพาะธุรกิจการผลิต ธุรกิจการขายปลีกและพนักงานที่ทำงานควบหลายตำแหน่ง หรือธุรกิจซึ่งมีพนักงานมากยิ่งต้องการมัน

แต่ทว่าอีกด้านหนึ่งคู่มือทำงานก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้าพเจ้าได้ยินเรื่อง ๆ หนึ่ง เรื่องนี้เกิดขึ้นในร้านขายอาหารและเครื่องดื่มประเภทบริการตัวเองมีลูกค้าคนหนึ่งเดินเขามาในร้านพลางกล่าวว่า ผมขอไก่ทอด 30 ชิ้น พนักงานคนหนึ่งถามด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้มว่า “จะทานที่นี่ หรือนำกลับบ้าน” ถ้าหากว่าทำตามคู่มือทำงาน การถามเช่นนี้ไม่ผิดแม้แต่น้อย แต่ลูกค้าไม่คิดเช่นนั้น เขากล่าวด้วยความตกใจว่า อะไรกัน ไก่ทอด 30 ชิ้น ทานคนเดียวหมดหรือ?

นอกจากนี่ยังมีอีกเรื่องหนึ่ง เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นในร้านขายอาหารและเครื่องดื่มประเภทบริการตัวเองเช่นเดียวกันขณะนั้นบังเอิญที่นั่งเต็มหมด แม้แต่ที่ยืนก็เต็ม ลูกค้าคนหนึ่งยื่นมือไปรับอาหารจากพนักงานคนหนึ่ง ขณะรับอาหารอยู่นั้นเขาได้ยินฝ่ายตรงข้ามพูดว่า “ค่อย ๆ หาความสุขนะคะ” ผลที่สุดลูกค้าตอบอย่างหมดสนุกว่า “แม้แต่ที่ยืนก็ไม่มีจะสามารถค่อยๆ หาความสุขได้อย่างไร ?”

ขณะนี้คู่มือทำงานมีปัญหาหรือว่าพนักงานหญิงคนนั้นมีปัญหาหรือว่าปัญหาอยู่ที่รูปแบบของการอบรมของผู้รับผิดชอบและควบคุม

แต่ว่าอันที่จริงสำหรับเรื่องราวที่ต้องยกเว้นคู่มือทำงานจนเกิดปัญหาจริง ๆ สำหรับพนักงานหญิงคนนั้น เธอบอกว่าฉันปฎิบัติตามคู่มือทำงานผิดตรงไหนหรือ ? หวนกลับมาพูดถึงเจตนาของผู้รับผิดชอบและควบคุม เขาอาจด่าพนักงานหญิงคนนั้นว่า แม้แต่ความรู้ทั่วไปในจุดนี้ก็ไม่มี

เพราะฉะนั้น ผู้คนที่ยืนอยูในเจตนาของผู้รับผิดชอบและควบคุมเพียงแต่สอนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฎิบัติตามคู่มือทำงาน ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงการถูกตำหนิว่า คล้ายกับลืมเรื่องสำคัญอะไรบางอย่าง

บอกให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่า ทำไมยังต้องมีคู่มือทำงาน

เพื่อใช้คู่มือทำงานอย่างได้ผล ผู้รับผิดชอบและควบคุมจำเป็นต้องเริ่มจากการสอนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่า “เพราะอะไรจึงต้องการคู่มือทำงาน” มิเช่นนี้ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงการเพาะเลี้ยงผู้ใต้บังคับบัญชาที่เพียงแต่สามารถทำงานตามคู่มือทำงาน นี่คือสิ่งซึ่งไม่มีความยุติธรรมกับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างยิ่ง

มนุษย์คือสัตว์ที่รู้จักคิด และคือสัตว์ที่รู้จักสร้างสรรค์ ถ้าหากผู้รับผิดชอบและควบคุมลืมจุดนี้ รู้แต่ผลิตคู่มือทำงานให้กับฝ่ายตรงข้าม ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงการสร้างผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งไม่รู้จักแม้แต่ชี้ขาดสภาพการณ์

พวกเราต้องสำนึกให้ดีว่าเพราะอะไรพวกเราจึงต้องใช้คู่มือทำงานและต้องใช้คู่มือทำงานอย่างมีความยืดหยุ่น พื่อให้คู่มือทำงานเหมาะสมกับนิสัยของมนุษย์ยิ่งขึ้น นี่คือหนึ่งในงานสำคัญของผู้มีหน้าที่รับผิดชอบและควบคุมเปลี่ยนเวลาที่สิ้นเปลืองให้เป็นเวลาที่มีประโยชน์

ต้องเดินเข้าสู่การรวบรวมข่าวสารของการสร้างองค์ประกอบ

ขอยกพฤติการณ์การไล่ตามปัญหาของคุณ K เป็นตัวอย่างต่อไป

คุณ K คิดว่าเขาต้องตรวจสมองดูว่า หน้าที่จริงในร้านของเขาเมื่อเปรียบเทียบกับประเภทอย่างไรจึงเป็นร้านค้า ซึ่งพนักงานทำงานด้วยความสนุกสนาน แล้วนำเอาข้อมูลเหล่านี่มาทำการค้นคว้า เกี่ยวกับจุดนี้ คุณ K คิดว่าหากเขามัวแต่เฝ้ารออยู่ในร้านจะไม่มีทางรวบรวมข่าวสารเป็นแน่เพราะฉะนั้นเขาจึงตกลงใจจะใช้วันหยุดทำงานชิ้นนี้

อันดับแรก คุณ K ไปที่สวนสนุกแห่งหนึ่ง ที่นี่มีพนักงานนับร้อยกำลังทำงาน พวกเขาทำงานด้วยความคล่องแคล่วว่องไวหน้าตายิ้มแย้มแจ่มใส พูดอีกทีในสวนสนุกแห่งงนี้มีเครื่องแบบของพนักงานมากมาย นี่เป็นการแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดว่าเขาได้แบ่งหน้าที่การงานกันอย่างชัดแจ้งการทำงานอย่างซ้ำซากเช่นนี้จะกลายเป็นลักษณะเครื่องจักรได้ง่ายที่สุด แต่เพราะอะไรพวกเขายังสามารถทำงานด้วยความคล่องแคล่วว่องไว และหน้าตายิ้มแย้มแจ่มใส คุณ K คิดในใจว่า ที่นี้มีอะไรแตกต่างกับสถานที่ทำงานของตนเอง

หลังจากเดินสังเกตมาหนี่งวัน คุณ K พบว่า

1. พนักงานในสวนสนุกต่างมีจิตสำนึกร่วมกันคือ ต้องการให้ลูกค้าได้รับความสนุกให้มากที่สุด

2. พนักงานขายความสนุก มีความสามารถในการพูดจูงใจ

3. จิตใจมีความรับผิดชอบในการทำงานในสถานที่ซึ่งผู้คนทั่วทั้งประเทศให้ความสนใจ

คุณ K รู้สึกว่า ตัวบริษัทเองก็มีมโนธรรมดึงดูดเหล่าพนักงาน ขณะนี่คุณ K จึงเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่า เพียงแต่เชิญพวกเขามาทำงานยังไม่พอ

คุณ K รวบรวมข่าวสารเพียงวันเดียว ก็มีเรื่องราวควรค่าแก่การค้นคว้ามากมาย ขณะนี้ คุณ K จึงเข้าใจว่า การปิดตัวเองไว้ในสถานที่ทำงานเป็นความคิดตริตรองที่จำกัดเกินไป

1. ไม่มีผู้มาสมัครงาน

2. วิธีรับผิดพลาด

3. เงินเดือนต่ำ

4. โฆษณาไม่เพียงพอ

5. อะไรก็ไม่มีซึ่งเป็นวัฎจักรที่เลวร้าย

6. เปลี่ยนทรรศนะ

7. กล่าวสำหรับพนักงานอะไรคือสถานที่ทำงานที่มีเสน่ห์

8. ลู่ทางของมนุษยสัมพันธ์

9. ร้านที่มีชื่อเสียงดี

10. ลักษณะที่แน่นอน

11. พนักงานก็จะนำเพื่อน ๆ ของเขามา

12. ประชาชนพากันชมเปาะ

13. ร้านที่เพื่อนก็คิดอย่ากจะมาทำงาน

14. สร้างสถานที่ทำงานดีขึ้นจะนำมาซึ่งวัฎจักรที่ดี

เทคนิคการทำงานของผู้บริหารไม่จำเป็นต้องปวดสมองกับงานรวบรวมข่าวสารที่ไร้สาระ

เมื่อสิบกว่าปีที่ผ่านมาก็ได้มีการพรรณนาว่าขณะนี้คือสังคมข่าวสารพวกเราได้ยินเสมอว่า ผู้คนซึ่งสามารถควบคุมข่าวสารเท่านั้นจึงสามารถดำรงอยู่ในสังคมวิสาหกิจต่อไป

พวกเรายอมรับว่า ข่าวสารในโลกนี้มีมากเกินไป พวกเรามีชีวิตอยู่ท่ามกลางข่าวสาร กล่าวกันว่าถ้าหากมันหยุดเสนอกลางคัน ก็จะเกิดความไม่สบายใจ

นี่คือความไม่สบายใจชนิดหนี่ง ตนเองยอมรับว่าหากวันไหนไม่ได้อ่านหนังสือพิมพ์หรือดูโทรทัศน์ ก็กลัวว่าตนเองจะล้าหลังคนอื่น ๆ ในบริษัทและไม่สามารถอยู่ต่อไปได้ แต่ทว่าพวกเราอยู่ท่ามกลางข่าวสารที่มากเกินไปเช่นนี้ หากคิดจะรับเอาข่าวสารทั้งหมดเข้ามา ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายมิใช่หรือ

ขณะนี้พวกเราต้องมีเป้าหมายของการรวบรวมข่าวสาร โดยถือเอาข่าวสารซี่งมีความจำเป็นต่อการทำงานของตนเองเป็นเป้าหมาย

อย่าสืมข่าวสารซึ่งแน่นอนที่สุด

อะไรคือข่าวสารที่แน่นอนที่สุดของผู้บริหารหรือ?

ข้าพเจ้าเคยถามคำถามข้างล่างนี้กับผู้มีหน้าที่รับผิดขอบและควบคุม แต่ผู้ซึ่งสามารถตอบคำถามมีน้อยมากอย่างคาดไม่ถึง

เมื่อต้นปีเนื้อหาสาระในการกล่าวคำปราศรัยของท่านประธานคืออะไร?

1. อะไรคือศรัทธาในการดำเนินกิจการของบริษัท?

2. อะไรคือนโยบายสำคัญของปีนี้?

ขณะที่ข้าพเจ้าถามคำถามประเภทนี่ บางคนรีบเปิดกระเป๋าถือหรือสมุดบันทึกหยิบเอาสิ่งพิมพ์ออกมาอ่านดัง ๆ คนเช่นนี้ยังนับว่าใช้ได้ บังเอิญมาบางคนตอบว่าที่จริงบริษัทของพวกเราไม่มีสิ่งนั้น ในที่สุดก็พบว่าในวารสารภายในได้ตีพิมพ์ความมุ่งมาดปรารถนาในปีนี้ของประธานบริษัท

ข่าวสารที่แน่นอนที่สุดก็คือ เรื่องราวซึ่งคนในบริษัทนั้นจะไม่รู้ไม่ได้โดยเด็ดขาด นับประสาอะไรกับผู้บริหารซึ่งเป็นแกนนำของบริษัท พวกเขาจำต้องเข้าใจคำถามข้างต้นเป็นอย่างดี เพราะนี่คือข่าวสารที่แน่นอนที่สุดและมีค่าที่สุดสำหรับการทำงานของผู้บริหาร

แต่บางครั้ง ผู้บังคับบัญชาของผู้รับผิดชอบและควบคุมงานก็ลืมจุดนี้ ทางบริษัทกำหนดนโยบายออกมาว่า ตัดหน่วยงานที่ไม่คุ้มทุนออกแล้วไปลงทุนในธุรกิจอื่นผู้บังคับบัญชาของผู้รับผิดชอบและควบคุมคือผู้จัดการเดี๋ยวนี้ได้เป็นผู้รับผิดชอบงานบริษัทใหญ่ ซึ่งสามารถบุกเบิกที่ดินเพื่อสร้างบ้านขายหาผลกำไร การบุกเบิกที่ดินจำเป็นต้องใช้เงินทุนจำนวนมาก ก่อนที่จะเกิดผลประโยชน์ทุนที่ลงในกิจการจะต้องเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ต่อมาบริษัทใหญ่อื่น ๆ ก็มาบุกบิกที่ดินรอบ ๆ ผลที่สุดทำเลซึ่งการคมนาคมไม่สะดวกก็จะขายไม่ออก

เพราะว่าเป็นข้อเสนอของผู้จัดการเองและเขาก็เป็นคนลงมือทำตามแผนการของตนเองอย่างต่อเนื่อง เรื่องนี้จึงมีความเกี่ยวพันกับศักดิ์ศรี เพื่อให้แผนการดำรงอยู่ต่อไป ดังนั้นเขาจึงมีคำสั่งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของเชาคือคุณ C ซึ่งเป็นหัวหน้าแผนกเสนอหนังสือรายงานในทำนองที่คิดว่ายังมีหวัง แต่ว่าหลังจากคุณ C ได้วิเคราะห์สภาพปัจจุบันด้วยความเยือกเย็นแล้ว มีความเห็นว่าควรจะถอยออกมาไม่เป็นคนพาล การเป็นปฎิปักษ์ต่อกันของพวกเขาจึงกลายเป็นหัวข้อสนทนาในบริษัท

ในที่สุดความคิดเห็นของคุณ C ซึ่งมุ่งไปยังนโยบายของบริษัทก็ได้รับการยอมรับจากผู้บริหาร แต่สิ่งที่ได้รับความสนใจมากทีสุดคือความกล้าหาญของคุณ C ?

เมื่อพบกับเหตุการณ์เช่นนี้ สิ่งที่พวกเราต้องการที่สุดคือข่าวสาร ซึ่งแน่นอนที่สุดดังกล่าวข้างต้นแล้วว่า พากเราต้องรู้ในสิ่งซึ่งผู้รับผิดชอบและควบคุมควรรู้ อย่าปล่อยให้ข่าวสาร ศรัทธา และนโยบายนอนหลับอยู่ในลิ้นชักเพราะไม่สามารถสำแดงประสิทธิผลได้เป็นอันขาด

ความสามารถในการตัดสินใจคือคุญแจไปสู่อนาคตอันสว่างไสวของผู้นำ

คุณสมบัติดั้งเดิมอันดับแรกของผู้นำคือต้องมีความสามารถในการตัดสินใจ

ทีนี้มีวิธีง่ายๆ ซึ่งสามารถทดสอบดูว่า คุณมีความสามารถในการตัดสินใจหรือไม่ พวกเราลองทดสอบดู

อันดับแรกเพื่อการทำงาน ขณะคุณเสนอคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชา วิธีการพูดของคุณจัดอยู่ในประเภทใดของสองประเภทข้างล่างนี้

A. เกี่ยวกับเรื่อง A ควรทำอย่างไร

B. เกี่ยวกับเรื่อง A ผมคิดจะทำเช่นนี้ไม่ทราบว่าจะได้หรือไม่?

ข้าพเจ้าคิดว่า ผู้คนที่เป็นผู้นำอาจพูดด้วยวิธีการแบบ B แต่ถ้าหากว่าวิธีการพูดของคุณเพียงแต่คือวิธีการพูดของข้อ A ไม่ช้าก็เร็ว คุณสมบัติของการเป็นผู้นำของคุณจะต้องมีข้อสงสัย

นั่นก็คือวิธีการพูดของ A คือการพูดอย่างไม่มีความมั่นใจ ไม่มีความสามารถในการตัดสินใจ แต่วิธีการพูดของ B คือการพูดโดยที่ตัวเขาเองมีการตัดสินใจก่อนแล้ว หลังจากนั้นจึงมาปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา

ไม่ว่าผู้รับผิดชอบและควบคุมงานซึ่งมีอายุ 20 ปี จะได้รับขอบเขตของอำนาจมากน้อยเพียงไร แต่ถ้าหากว่าเขาไม่สามารถแสดงความคิดเห็นของตนเอง และพูดคำว่า “ผมคิดจะทำเช่นนี้” ไม่ออก ก็นับไม่ได้ว่าคือผู้นำ

ผู้คนที่ไม่มีความสามารถในการตัดสินใจ โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นผู้รับคำสั่ง คนชนิดนี้จะไม่มีความสามารถในการบริหาร ดังนั้น คุณจำต้องฝึกฝนให้เป็นคนกล้าแสดงความคิดเห็น กล้าตัดสินใจ และเป็นตัวของตัวเอง

เคล็ดลับของการเพาะเลี้ยงความสามารถในการตัดสินใจ

ต่อไปนี้จะพูดถึงวิธีเพาะเลี้ยงความสามารถในการตัดสินใจ

ข้อ 1. ต้องฝึกฝนตนเองให้ใช้สมองทำงาน อย่าหลับหูหลับตาทำงาน นี่คือเงื่อนไขสำคัญอันดับแรกของการเพาะเลี้ยงความสามารถในการตัดสินใจ

ข้อ 2. การกระทำต้องเบิ่งตามองไปข้างหน้า ต้องจินตนาการในด้านที่ดีและกระตือรือร้น การคิดเช่นนี้สามารถเพาะเลี้ยงความสามารถในการตัดสินใจ

ข้อ 3. สนใจช่วงวิถีของการทำงานอย่างไม่หยุดยั้ง ตนเองชี้ขาดว่าในขอบเขตการบริหารตนเองมีขอบเขตของอำนาจอะไรบ้าง

ข้อ 4. ตั้งสายอากาศเพื่อรวบรวมข่าวสาร นี่คือจุดสำคัญอย่างยิ่งของการตัดสินใจที่ถูกต้อง

ข้อ 5. บางขณะก็ขอคำชี้แนะจากรุ่นพี่หรือเพื่อนร่วมงาน เพราะว่าการตัดสินใจของที่ทำงานไม่สามารถอาศัยวิธีซึ่งสำนึกแต่ส่วนได้ส่วนเสียของตน

นี่คือเคล็ดลับของการเพาะเลี้ยงความสามารถในการตัดสินใจกล่าวสำหรับเหล่าพนักงาน ความสามารถในการตัดสินใจก็คือ “การตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง” มิเช่นนั้นจะไม่สามารถเสนอข้อมูลของการตัดสินใจที่ถูกต้องต่อผู้บังคับบัญชา

ผู้คนที่มีความสามารถในการตัดสินใจจะได้รับความเชื่อถือจากผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา เมื่อเป็นเช่นนี้คุณก็จะได้รับมอบหมายให้ทำงานซึ่งมีความสำคัญ ผลที่สุดขอบเขตการทำงานของคุณก็จะชยายกว้างขึ้น

ยึดกุมสภาพปัจจุบันด้วยตารางตรวจสอบ

ความสำคัญของตารางตรวจสอบ

ข้อคิดอันได้จากการทำงานของคนเป็นผู้นำก็คือ ต้องยึดกุมสภาพปัจจุบัน แต่ว่าจะใช้อะไรมาเป็นพื้นฐานของการยึดกุมจึงจะดีเล่า ? ต้องเป็นมาตรฐานการคำนวณ ซึ่งตนเองเปรียบเทียบได้

ตารางตรวจสอบข้างล่างนี้ สามารถนำไปใช้เพื่อตรวจสอบตามสถานที่ทำงานต่าง ๆ

A. 7 รายการใหญ่

1. การผลิต การเปลี่ยนแปลงของยอดขายในอดีต การเปลี่ยนแปลงของผลประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงของระดับการดำเนินการสำเร็จลุล่วงลง

2. คุณภาพ เหตุการณ์ของงานที่เสร็จสิ้น เนื้อหาสาระของการเสนอเรื่องราว จำนวนของการเสนอเรื่องราว

3. ต้นทุน เวลาที่ต้องการ จำนวนคน สัดส่วนของการสั่งซื้อจากข้างนอก อัตราการใช้สอยอุปกรณ์ติดตั้ง

4. การส่งมอบสินค้า การเรียงลำดับของการทำงาน (ระดับความสำคัญ ระดับความรีบด่วน)

5. ความปลอดภัย เนื้อหาสาระของงานที่มีอันตรายและความสมดุลของการแบกรับงานส่วนตัว

6. กำลังใจ ความฮึกเหิมในการทำงานของพนักงาน ระดับของความสามารถ เทคนิค และความสัมพันธ์ของพนักงาน

7. ระยะเวลา หมายกำหนดการของการวางแผน

B. 5 ปัญหาใหญ่

1. คน มีปัญหาหรือไม่

2. เครื่องจักร อุปกรณ์ มีปัญหาหรือไม่

3. ประโยชน์ในการใช้เงิน มีปัญหาหรือไม่

4. วิธี กฎระเบียบ มาตรฐาน คู่มือมีปัญหาหรือไม่

5. วัสดุ สต๊อก ปริมาณ มีปัญหาหรือไม่

C. 3 หลักการใหญ่ ๆ

1. ฝืนใจ จะบรรลุเป้าหมายของการทำงาน วิธีที่นำมาใช้ ภาวะของต้นทุนไม่เพียงพอ

ฝืนใจทางด้านเจ้าหน้าที่หรือไม่

ฝืนใจทางด้านความสามารถทางด้านเทคนิคหรือไม่

ฝืนใจทางด้านวิธีหรือไม่

ฝืนใจทางด้านเวลาหรือไม่

ฝืนใจทางด้านอุปกรณ์หรือไม่

ฝืนใจทางด้านเครื่องมือการจัดการหรือไม่

ฝืนใจทางด้านทรัพย์สินหรือไม่

ฝืนใจทางด้านปริมาณของการผลิตหรือไม่

ฝืนใจทางด้านปริมาณของสต๊อกหรือไม่

ฝืนใจทางด้านสถานที่หรือไม่

ฝืนใจทางด้านความเห็นหรือไม่

2. ฟุ่มเฟือย วิธีทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ภาวะของต้นทุนเกินเลย

ฟุ่มเฟือยทางด้านเจ้าหน้าที่หรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านความสามารถทางด้านเทคนิคหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านวิธีหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านเวลาหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านอุปกรณ์หรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านเครื่องมือในการจัดการหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านทรัพย์สินหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านปริมาณการผลิตหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านปริมาณของสต๊อกหรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านสถานที่หรือไม่

ฟุ่มเฟือยทางด้านความเห็นหรือไม่

3. เสียแรงเปล่า ฝืนใจ ฟุ่มเฟือย ภาวะผสมของฝืนใจและฟุ่มเฟือย

เสียแรงเปล่าทางด้านเจ้าหน้าที่หรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านความสามารถทางด้านเทคนิคหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านวิธีหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านเวลาหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านอุปกรณ์หรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านเครื่องมือในการจัดการหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านทรัพย์สินหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านปริมาณการผลิตหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านปริมาณสต๊อกหรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านสถานที่หรือไม่

เสียแรงเปล่าทางด้านความเห็นหรือไม่

D. ใคร อะไร ที่ไหน เวลาใด เพราะอะไร อย่างไร ปัญหา 6 ข้อของสถานที่ทำงาน

1. ใคร

ใครจะทำ

ใครกำลังทำ

คนอื่น ๆ ทำได้หรือไม่

คนอื่น ๆ จะเป็นต้องทำหรือไม่

2. เรื่องอะไร

จะทำอะไร

กำลังทำอะไร

ทำอะไรดีกว่า

คนอื่นทำได้หรือไม่

3. ที่ไหน

จะทำที่ไหน

กำลังทำอยู่ที่ไหน

มีที่อื่นที่ทำได้อีกหรือไม่

มีที่อื่นทำอีกหรือไม่

ทำที่ไหนดี

4. เวลาใด

จะทำเวลาใด

กำลังทำในเวลาใด

ทำเวลาใดดีกว่า

มีเวลาใดบ้างซึ่งผู้อื่นทำได้

มีเวลาใดบ้างซึ่งผู้อื่นควรทำ

5. เพราะอะไร

เพราะอะไรคนนั้นควรทำ

เพราะอะไรจึงต้องทำงานนั้น

เพราะอะไรจึงต้องทำงานที่นั้น

เพราะอะไรจึงต้องทำงานเวลานั้น

เพราะอะไรจึงต้องทำอย่างนั้น

6. อย่างไร

ทำอย่างไร

เหตุการณ์ในขณะนี้เป็นอย่างไร

ทำอย่างไรจึงจะดี

ไม่สามารถใช้วิธีอื่นหรือ

มีวิธีอื่นควรทำหรือไม่

E. เมื่อค้นพบปัญหา

1. เพราะอะไรตารางตรวจสอบซึ่งยกขึ้นมากล่าวเป็นข้อ ๆ ข้างต้นจึงมีความสำคัญต่อผู้บริหารซึ่งมีอายุ 20 ปี อย่างยิ่งหรือ ? จะปฎิบัติถึงจุดนี้พวกเราจำเป็นต้องตริตรองถึงบทบาทของการเป็นผู้บริหารอีกครั้งหนึ่ง

การประกอบธุรกิจถูกเรียกว่ากลุ่มของปัญหา ต่างมีปัญหาใหญ่เล็กต่างกัน ปัญหาเหล่านี้มีตั้งแต่ปัญหาของยุทธวิธีไปจนถึงปัญหาของการบริหารประจำวัน หลังจากข้าพเจ้าสังเกตดูบริษัทหลาย ๆ บริษัท ข้าพเจ้ารู้สึกว่า ปัญหาควาแตกต่างคุณภาพของผู้บริหารจะเผยออกมาให้เห็นจากความแตกต่างของการประกอบธุรกิจ

แน่นอนไม่ต้องพูดเลยว่า บทบาทของผู้บริหารคือแกนของการแก้ไขปัญหา แต่ว่าธุรกิจใดหากมาตรฐานของผู้บริหารยิ่งต่ำ ผู้บริหารก็ยิ่งต้องพยายามรับมือกับความผิดพลาดประจำวันและคำร้องขอของลูกค้า (ขอเงินค่าชดใช้) คล้ายกับนี้คืองานของผู้บริหาร แต่ว่ายิ่งแก้ไขเท่าไร เรื่องทำนองนี้ก็ยิ่งเกิดขึ้น จนผู้บริหารไม่รู้จะทำอย่างไรดี

เพื่อป้องกันจุดนี้ ผู้บริหารจำต้องติดหาวิธีแก้ไขไว้ล่วงหน้า จำต้องมีการเตรียมพร้อมทางจิตใจและท่าที ผู้บริหารต้องคาดคะเนการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมเสมอ ก่อนปัญหาจะเกิดขึ้นต้องขุดค้นมันออกมาก่อนจึงจะใช้ได้