การจัดเอกสารด้วยวิธี เอ – ไอ – อาร์ – เวฟ
งานเอกสารเป็นงานที่ยุ่งยากซับซ้อนเช่นกัน หากเราไม่จัดระบบระเบียบให้เรียบร้อย วิธีสำคัญที่ทำงานเอกสารให้สมบูรณ์ได้คือ เริ่มต้นจัดการกับเอกสารเหล่านั้นก่อน แล้วต่อมาก็ลงมือทำงานอื่นๆต่อไป ขั้นตอนที่ดีประการแรก คือใช้เวลาจัดการประเภทของงานเอกสาร โดยการพิจารณา เอ - ไอ – อาร์ – เวฟ เพื่อแยกงานประเภทที่เข้ามา
เอ (A) คือ การปฏิบัติ (Action)
ไอ (I) คือ ข้อมูล (Information)
อาร์ (R) คือ การอ่าน (Reading)
ดับเบิ้ลยู (W) คือ ตระกร้า (Wastebasket)
“เอ” คือ สิ่งต่างๆ ที่ต้องกระทำในส่วนของเราโดยเฉพาะ เมื่อเราททบทวนสิ่งต่างๆ เหล่านี้ จงเขียนวันที่เราได้รับงานชิ้นนั้น และการปฏิบัติควรจะเริ่มต้น และวันที่ที่งานทั้งหมดควรเริ่มต้นและจนเสร็จสมบูรณ์ ท้ายที่สุดจะต้องจัดการเก็บงานเหล่านี้ โดยเรียงเหตุการณ์ตามวันที่ที่เริ่มทำ และเมื่องานสมบูรณ์เรียบร้อยควรตรวจงานนั้นทุกๆ ชิ้น
“ไอ” คือ เอกสารต่างๆ ที่แจ้งกิจกรรมวันต่อวันแก่เรา สิ่งนี้ไม่ต้องการปฏิบัติใด เพียงแต่เราต้องอ่านทันที
“อาร์ ” คือเอกสารจำพวกจดหมายข่าว วารสารเกี่ยวกับอาชีพ และรายงานต่างๆ ที่ไม่ใช่เอกสารที่เกี่ยวเนื่องกับตัวเรา เพราะเอกสารเหล่านี้มีผลกระทบระยะยาวที่เกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าทางอาชีพการทำงาน
“ดับเบิ้ลยู” แสดงถึงเอกสารที่เราไม่ได้ใช้แล้ว
การใช้แฟ้มบันทึกความจำเป็นการฝึกฝน การประหยัดเวลาที่ดีมีการติดตามเหตุการณ์และคำสัญญาต่างๆ ที่สำคัญ วิธีการที่นิยมมากที่มากสุดในการวางรูปแบบแฟ้มบันทึกความจำคือ การใช้ระบบปฏิทินจัดที่เก็บเอกสารในแต่ละเดือน แต่ละวันเพื่อกันลืม
เราต้องหลีกเลี่ยงการเขียนเอกสารด้วยลายมือ เพราะการเขียนสิ่งต่างๆ ด้วยลายมือนอกเหนือจากการบันทึกให้ตัวเอง ไม่ใช่แต่เพียงแค่เสียเวลาของเราเท่านั้น แต่ยังเสียเวลาของเสมียนพิมพ์ดีด ยังมีอีกทางเลือกหนึ่งของการเขียนตามที่บอกคือ การใช้แป้นพิมพ์ของเวิร์ดโปรเซสเซอร์ หากเราไม่มีผู้ช่วยงานประจำ แต่สามารถหาเวิร์ดโปสเซสเซอร์ได้ จงเรียนรู้วิธีการใช้งานให้ดี การรู้วิธีการบอกให้เขียนและวิธีพิมพ์ดีดที่มีคุณภาพ
เอกสารที่สำคัญ เราต้องจัดใส่แฟ้มให้เรียบร้อย และใส่แถบสีเพื่อหยิบง่าย สะดวก ไม่ต้องค้นหาให้เสียเวลา และในการจัดเก็บก็ง่ายทั้งตัวเราและเอกสารที่เราเก็บไว้ตามตู้ และบุคคลที่ประสบความสำเร็จได้นั้นต้องเป็นคนมีระเบียบเกี่ยวกับเอกสาร เพราะสิ่งนี้คือสิ่งที่เราทำให้เราไม่ลืมงานต่างๆ
ผู้นำที่ประสบความสำเร็จเต็มใจที่ต้องจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อความผิดพลาดบกพร่อง ร่วมทั้งไม่โยนความผิดชอบให้กับผู้ร่วมงานเวลาที่เกิดความผิดพลาด ผู้นำต้องถือเป็นความล้มเหลวของตน
